Gedaan met brandjes blussen. Herken de 8 verspillingen op jouw werkplek.

31

MAART, 2020

Efficiëntie

Verspillingen zijn de oorzaak van veel stress en nutteloos werk. Ze komen overal voor. In een fabriek kan je ze letterlijk aanwijzen. Maar op een kantoor zijn de verspillingen vaak verborgen in allerlei systemen en gewoontes.

En wat zie je dan? Mensen zijn voortdurend bezig met brandjes blussen en problemen oplossen. Maar structureel verandert er niets. Verspillingen zijn echte sluipmoordenaars voor je efficiëntie. Het is dus heel belangrijk dat je ze herkent.

En daarvoor is er het ezelsbruggetje DOWNTIME, waarmee je de 8 verspillingen op jouw werkplek kunt achterhalen.

Hoe je dat doet? Kijk eens met de ogen van een kritische klant naar je processen. Alle handelingen of processtappen die geen waarde toevoegen aan je product of dienst in zijn ogen, zijn verspillingen. En moeten dus zoveel mogelijk worden geëlimineerd.

Wat zijn nu die 8 vormen van verspilling?

1. Defects: producten of diensten die niet voldoen aan de wensen van de klant

  • Verkeerde naam op een offerte
  • Bijlage vergeten toevoegen bij een e-mail
  • Slecht afgestelde machines of inferieur materiaal
  • Verkeerde berekeningen

Fouten die gemaakt worden, moeten worden hersteld. En dat kost alleen maar tijd, geld en energie.

2. Overproduction: meer produceren/aanbieden dan nodig is

  • Onnodig kopiëren of meer kopieën maken dan gevraagd
  • Dezelfde gegevens in meerdere systemen invoeren
  • Te veel personen in de cc-lijst bij een e-mail
  • Meer producten produceren dan verkocht

Meer produceren dan nodig leidt tot voorraadvorming, levert niets op, maar kost vooral tijd, ruimte en aandacht. Overproductie leidt met andere woorden altijd tot andere verspillingen, zoals overtollige stock, defecten en extra transport.

3. Waiting: onnodig wachten van mens of machine

Wachten op

  • toestemming
  • materiaal
  • antwoord
  • instructies

Die wachttijd wordt vaak opgevuld met activiteiten die geen waarde voor de klant toevoegen.

4. Non-utilized Talent: onbenut talent, met stip de grootste verspilling

  • Over- of ondergekwalificeerd personeel
  • Werknemers die niet de volle verantwoording nemen
  • Te weinig gebruikmaken van de capaciteiten van medewerkers
  • Niet variëren in leiderschapsstijlen waardoor demotivatie op de loer ligt

Mensen zijn belangrijker dan tools, programma’s, apparatuur, materiaal of kapitaal en hebben vaak veel talenten, ideeën en energie om een bijdrage te leveren aan hun werk(omgeving). Door hiervan geen gebruik te maken, mis je veel kansen op verbetering.

5. Transport: onnodige verplaatsing van materiaal, mensen en informatie

  • Processtappen die niet op elkaar zijn afgestemd
  • Een offerte die voor goedkeuring langs meerdere mensen moet
  • Onnodige verplaatsing van materiaal of materialen die niet direct op de juiste plaats worden gezet
  • Onnodig heen en weer lopen of rijden

Transport moet geminimaliseerd worden omdat het tijd kost waarin geen waarde voor de klant wordt toegevoegd. Bovendien kunnen je producten beschadigd geraken tijdens het transport.

6. Inventory: onnodige voorraad van materialen, producten en onnodige opslag van informatie

  • Ongelezen en/of onbehandelde e-mails
  • Te veel grondstoffen, tussenvoorraden of afgewerkte producen ‘in geval dat …’
  • Werk opsparen en gebundeld versturen
  • Stock op verschillende plaatsen bijhouden: een ‘persoonlijke’ stock, stock in een afdeling, gecentraliseerde stock

Voorraad kan beschadigd worden, zijn waarde verliezen en neemt veel ruimte in beslag. Bovendien kost het je alleen maar geld. Beperk je voorraden dus tot het absoluut noodzakelijke.

7. Motion: elke beweging die geen waarde toevoegt aan het proces

  • Onnodig buigen, tillen, lopen, reiken door een verkeerde ergonomische indeling van de werkplek of het proces
  • Heen en weer lopen naar bijvoorbeeld de printer, dossierkasten, je collega’s
  • Informatie opzoeken omdat nergens beschreven staat hoe je met een bepaalde situatie moet omgaan
  • Gereedschappen, machines, materiaal en/of gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van het proces zijn niet bij de hand

Een spaghettidiagram, of loopschema, toont als het ware de verspilling ‘in actie’ en is dus een zeer handig hulpmiddel om het verkeer en bewegingen te analyseren. Met een spaghettidiagram visualiseer je de route die een product aflegt binnen het bedrijf of de route die een werknemer aflegt om een taak te voltooien. Op deze manier blijkt vaak dat de route onnodig lang is en krijg je aanknopingspunten om de indeling van de werkruime te verbeteren.

Weet jij hoeveel (onnodige) stappen je per dag zet op het werk?

8. Extra-processing: meer doen dan wat de klant wenst of dingen dubbel doen

  • Dossiers zowel fysiek als digitaal opslaan
  • Te lange rapporten maken die toch door niemand worden gelezen
  • Dubbel werk omdat niet duidelijk is wie wat doet
  • Te veel inspectie door het werk van de voorganger nog eens te controleren

Bij extra-processing gaat het dus altijd om onnodige stappen in het proces omdat niet duidelijk is waar de grens van de klant ligt of omdat de processen niet goed ingericht of te complex zijn.

 Het wegnemen van (een van) deze 8 verspillingen vormt de basis van Lean. Het Lean-model werd aanvankelijk vooral in productieomgevingen toegepast, maar kan perfect vertaald worden naar de dienstensector. Het doel is altijd om maximaal aan de verwachtingen van de klanten te voldoen met een minimum aan middelen. Lean-systemen maken bedrijven competitiever, zorgen voor een hoge kwaliteit, lage kosten en een betrouwbare en korte reactietijd. Iets waar elk bedrijf naar streeft, toch?

Ik geef je alvast één gouden raad om verspilling tegen te gaan: neem elke dag een kwartiertje de tijd om te kijken naar je bedrijf en zie wat er gebeurt. Dan pas gaat de energie stromen, dan pas gebeurt de magie.

Welke verspillingen herken jij in je bedrijf? Zullen we ze er samen uithalen? Bel of mail me en ontdek wat ik voor je kan doen.

0478 873 879

Werk slimmer, niet harder

Werk slimmer, niet harder

 

 

Online event op donderdag 14 januari OF dinsdag 26 januari om 20u

Proficiat! Je bent ingeschreven voor de webinar. Hou je mailbox in de gaten voor verdere info.

Share This