Efficiënt werken?
Zo herken je de 8 verspillingen op je werkplek!

Verspillingen zijn de oorzaak van veel stress en nutteloos werk. Ze komen werkelijk overal voor. In een fabriek kan je ze zelfs letterlijk aanwijzen. Op kantoor zitten die verspillingen vaak verborgen in allerlei systemen en gewoontes. Die zitten efficiënt werken duchtig in de weg!

En wat zie je dan? Mensen zijn voortdurend bezig met brandjes blussen en problemen oplossen. Maar structureel verandert er niets. Verspillingen zijn echte sluipmoordenaars voor je efficiëntie.

Het is dus heel belangrijk dat je die verspillingen herkent. Maar hoe?

 

DOWNTIME: de 8 vormen van verspilling

 

Daarvoor is er het handige ezelsbruggetje DOWNTIME, waarmee je de 8 verspillingen op jouw werkplek kunt achterhalen.

Kijk eens door de ogen van een kritische klant naar je processen. Alle handelingen of processtappen die geen waarde toevoegen aan je product of dienst zijn verspillingen. Die moet je dus zoveel mogelijk elimineren. Akkoord?

Goed, laten we nu dieper ingaan op elke letter van DOWNTIME en achterhalen hoe je vanaf nu efficiënter kan werken.

 

1. Defects: producten of diensten die niet voldoen aan de wensen van de klant

 

De ‘defects’ wijzen op producten of diensten die je klant niet echt gelukkig maken, zoals:

• verkeerde naam op een offerte
• bijlage vergeten toevoegen bij een e-mail
• slecht afgestelde machines of inferieur materiaal
• verkeerde berekeningen

Als je fouten maakt, dan moet je die herstellen. En dat kost jammer genoeg alleen maar tijd, geld en energie. Dus: weg ermee!

 

2. Overproduction: meer produceren of aanbieden dan nodig

 

Bij ‘overproduction’ gaat het erom dat je meer geeft dan strikt noodzakelijk, bijvoorbeeld:

• onnodig kopiëren of meer kopieën maken dan gevraagd
• dezelfde gegevens in meerdere systemen invoeren
• te veel personen in de cc-lijst bij een e-mail
• meer producten produceren dan verkocht

Meer produceren dan nodig leidt tot voorraadvorming. Dat levert je niets op, integendeel. Het kost je veel extra tijd, ruimte en aandacht. Overproductie leidt met andere woorden altijd tot andere verspillingen, zoals: overtollige stock, defecten en extra transport.

Efficiënt werken? Niet dus!

 

3. Waiting: onnodig wachten van mens of machine

 

Zo kan je onnodig wachten op:

• toestemming
• materiaal
• antwoord
• instructies

Je wacht en wacht… op iets wat misschien nooit komt? Die wachttijd wordt dan vaak opgevuld met activiteiten die geen enkele waarde toevoegen voor de klant. Zo wordt er uiteraard veel tijd verspild!

 

4. Non-utilized Talent: onbenut talent, met stip de grootste verspilling

 

Je staat ervan te kijken hoeveel bedrijven te kampen hebben met ‘non-utilized talent’:

• over- of ondergekwalificeerd personeel
• werknemers die niet de volle verantwoording nemen
• te weinig gebruikmaken van de capaciteiten van medewerkers
• niet variëren in leiderschapsstijlen waardoor demotivatie op de loer ligt

Mensen zijn zoveel belangrijker dan tools, programma’s, apparatuur, materiaal of kapitaal. Ze hebben zoveel talenten, ideeën en energie te geven. Ze kunnen zo’n waardevolle bijdrage leveren aan hun werk(omgeving), maar dat wordt dan te weinig opgemerkt.

Wie zijn talenten niet benut, mist veel kansen op verbetering en efficiënt werken.

 

5. Transport: onnodige verplaatsing van materiaal, mensen en informatie

 

En ook wat ‘transport’ betreft, is er vaak onnodig over-en-weer-geloop:

• processtappen die niet op elkaar zijn afgestemd
• een offerte die voor goedkeuring langs meerdere mensen moet
• onnodige verplaatsing van materiaal of materialen die niet direct op de juiste plaats worden gezet
• onnodig heen en weer lopen of rijden

Transport kost tijd en voegt geen waarde toe voor de klant. Juist daarom moet het zoveel mogelijk geminimaliseerd worden. Bovendien kunnen je producten beschadigd geraken tijdens het transport.

Vraag je dus ook hier af: waar kunnen we efficiënter werken?

 

6. Inventory: onnodige voorraad van materialen, producten en onnodige opslag van informatie

 

De mens was ooit een meester-verzamelaar. Misschien hebben we daarom een zwak ontwikkeld voor die onnodige ‘inventory’?

• ongelezen en/of onbehandelde e-mails
• te veel grondstoffen, tussenvoorraden of afgewerkte producen ‘in geval dat …’
• werk opsparen en gebundeld versturen
• stock op verschillende plaatsen bijhouden: een ‘persoonlijke’ stock, stock in een afdeling, gecentraliseerde stock

Alles wat je op voorraad hebt, kan beschadigd geraken. Je stock verliest sowieso zijn waarde en neemt veel ruimte in beslag. Bovendien kost het jou alleen maar geld… Een onnodige voorraad staat haaks op efficiënt werken.

Beperk je voorraden dus steeds tot het strikt noodzakelijke!

 

7. Motion: elke beweging die geen waarde toevoegt aan het proces

 

Met ‘motion’ bedoelen we letterlijk en figuurlijk alle bewegingen die we onnodig maken tijdens de werkuren:

• onnodig buigen, tillen, lopen, reiken door een verkeerde ergonomische indeling van de werkplek of het proces
• heen en weer lopen naar bijvoorbeeld de printer, dossierkasten, je collega’s
• informatie opzoeken omdat nergens beschreven staat hoe je met een bepaalde situatie moet omgaan
• gereedschappen, machines, materiaal en/of gegevens, nodig voor de uitvoering van het proces, zijn niet bij de hand

Heb je ooit al eens een spaghettidiagram of loopschema gemaakt van je eigen werkvloer? Dat is een superhandig hulpmiddel om het verkeer en alle bewegingen te analyseren van jezelf en jouw collega’s tijdens een gemiddelde werkdag.

Of je visualiseert de route die een product aflegt binnen het bedrijf. Vaak blijken die routes onnodig lang te zijn. Wel krijg je zo aanknopingspunten om de indeling van de werkruimte te verbeteren.

Analyseer maar eens de afbeelding hieronder… Zo zie je de verspilling ‘in actie’. ?

 

Weet jij hoeveel (onnodige) stappen je per dag zet op het werk?

 

8. Extra-processing: meer doen dan wat de klant wenst of dingen dubbel doen

 

Tot slot valt er nog wat te zeggen over ‘extra-processing’. Ook hierbij wordt vaak onnodige tijd verspild:

• Dossiers zowel fysiek als digitaal opslaan
• Te lange rapporten maken die toch door niemand worden gelezen
• Dubbel werk omdat niet duidelijk is wie wat doet
• Te veel inspectie door het werk van de voorganger nog eens te controleren

Telkens gaat het hier dus om onnodige stappen in het proces, omdat niet duidelijk is waar de grens van de klant ligt. Of omdat de processen niet goed ingericht of te complex zijn.

Dat alles zorgt er opnieuw voor dat je niet efficiënt werken kan.

 

Van downtime naar lean werken… in no time!

 

Neem je (één van) deze 8 verspillingen weg, dan ben je al bezig met ‘LEAN werken’.

Het LEAN model werd vroeger vooral toegepast in productieomgevingen. Maar het kan perfect vertaald worden naar de dienstensector. En dus ook naar jouw werkvloer!

 

Het doel van lean werken is om maximaal aan de verwachtingen
van de klanten te voldoen met een minimum aan middelen.

 

Nog enkele voordelen? Lean systemen maken bedrijven competitiever, zorgen voor een hoge kwaliteit, lage kosten en een betrouwbare en korte reactietijd. Iets waar elk bedrijf naar streeft, toch? ?

 

O ja, en nog één gouden raad om efficiënt te werken:

Neem elke dag een kwartiertje de tijd om te kijken naar je bedrijf en zie wat er gebeurt…
In no time gaat de energie stromen. Dan pas ontstaat er magie!