De 5S methode: organiseer je werkplaats in 5 simpele stappen

Verzamel jij ook allerlei spullen die je eigenlijk niet gebruikt? Is je bureau bezaaid met stapels papier? Heeft niets een vaste, logische plek op je werkplaats? Of ben je het overzicht kwijt in je overvolle mailbox? En word je onrustig van je bureaublad dat vol bestanden staat? How, wacht. Tijd om daar verandering in te brengen!

Met de 5S methode pak je die fysieke én digitale wanorde op je werkplaats snel en gemakkelijk aan. Zodat je in no time weer rust in je hoofd krijgt. Want daar snak je toch naar?

Wat is 5S precies?

De 5S methode komt oorspronkelijk uit het opruimland bij uitstek: Japan. De term 5S verwijst naar de vijf Japanse woorden die deze opruimmethode samenvatten: seiri, seiton, seiso, seiketsu en shitsuke.

Ook in het Nederlands zijn we trouw gebleven aan de 5S terminologie en hebben we het rijtje vertaald als scheiden, schikken, schoonmaken, standaardiseren en standhouden.

Welke voordelen heeft de 5S methode?

Dat algemene gevoel van rust in je hoofd is uiteraard het eerste wat je ervaart als je de 5S methode begint te implementeren op je werkplaats.

Daarnaast zijn er nog enkele andere positieve effecten:

• Je bent productiever
• Je werkt veiliger
• Je wint tijd en ruimte
• Je hebt minder zorgen
• Je krijgt een betere kwaliteit en hygiëne

Een nette werkplaats in 5 simpele stappen volgens de 5S methode

Zo, nu je weet wat die 5S je allemaal aan goeds oplevert, wordt het stilaan tijd voor actie. Doe je mee?

STAP 1 – SCHEIDEN

Scheiden betekent letterlijk dat je een onderscheid maakt tussen wat nuttig en wat nutteloos is. Pak elk voorwerp vast en stel jezelf de vraag: ‘Heb ik dit nodig of kan het weg?’.

De stelregel bij deze eerste stap van de 5S methode: wat je het afgelopen jaar niet hebt gebruikt, zal je het komende jaar ook niet gebruiken. Dus weg ermee!

Twijfel je of je een voorwerp wel of niet nodig hebt? Geef het een rood label. En houd in de weken erna bij of je het hebt gebruikt of niet.

STAP 2 – SCHIKKEN

Tijd om de bewaarde voorwerpen een vaste plaats te geven. Zo kan je alles snel en gemakkelijk terugvinden.

Een bekend voorbeeld is het gereedschapsbord met de omlijning van het gereedschap. Dat ken je ongetwijfeld wel. Het grote voordeel? In één blik is te zien wat beschikbaar is en wat ontbreekt.

De stelregel bij deze tweede stap van de 5S methode: voorwerpen die je dagelijks gebruikt, plaats je binnen handbereik. Materiaal dat je minder vaak gebruikt, kan je verder weg opbergen.

Foto door Stuart Paton

STAP 3 – SCHOONMAKEN

Nu je al het overbodige hebt weggegooid en al de rest op de juiste plek ligt, kan je je werkplaats grondig schoonmaken.

Bij schoonmaken draait het vooral om regelmatig onderhoud. Want het is veel eenvoudiger en minder tijdrovend om je omgeving blijvend schoon te houden dan om een rommelige plek op te ruimen. Juist?

Juist! Dat was dus stap 3 van de 5S methode. Ben je nog mee?

STAP 4 – STANDAARDISEREN

Standaardiseren en systematiseren gaat over de vraag: hoe zorg je voor continuïteit? Want als je geen standaard of systeem in je werkwijze stopt, wordt het proces na verloop van tijd onregelmatig, slordig of zelfs helemaal vergeten.

Zeker als je met meerdere mensen samenwerkt, is het essentieel om werkmethodes vast te leggen, standaarden en verantwoordelijkheden te bepalen en regels en normen op te stellen.

Zo werkt iedereen op dezelfde manier en creëer je vaste routines en gewoontes. En zo blijft jullie werkplek dus ook schoon, overzichtelijk en veilig.

Een paar voorbeelden bij deze 5S stap:

• Plaats op kasten en laden een duidelijk label met de inhoud.
• Label of etiketteer je opbergbakken en -vakken, zodat je nooit misgrijpt.
• Trek over de gehele breedte van je mappen een schuine streep met dikke viltstift of gebruik gekleurd plakband. Zo zie je meteen of er een map ontbreekt.

STAP 5 – STANDHOUDEN

Proficiat! Het zwaarste werk van de 5S methode is achter de rug. Je hebt een heleboel positieve veranderingen doorgevoerd: alles is opgeruimd en je werkplaats is schoon en overzichtelijk. Nu is het zaak om dit vast te houden!

Hoe je dat doet? Hou zelf de vinger aan de pols door te meten, controlelijsten bij te houden en persoonlijke doelstellingen vast te leggen.

En weet je wat? You can do it!

STAP 6 – SAFETY (veiligheid)

Hoezo, een zesde S? Het waren er toch maar 5? Inderdaad, die zesde S maakt geen deel uit van het originele concept, maar ze wordt wel vaak toegevoegd om het belang van veiligheid op de werkplaats te onderstrepen.

Want hoe kan je veilig werken in een slordige omgeving? In een nette en ordelijke werkplek gebeuren er gewoonweg veel minder ongevallen.

Klein weetje tussendoor!

Wist je trouwens dat je de 5S methode ook perfect thuis kunt toepassen? Iedereen bij ons thuis is al fan! Onze vier kinderen hebben elk hun eigen was- en strijkmand en handdoeken in een bepaalde kleur.

Zo is meteen duidelijk wiens handdoek bijvoorbeeld op de grond in de badkamer rondslingert. En zelfs bij gezelschapsspelletjes speelt iedereen met zijn eigen kleur.

Nog meer concrete tips om de 5S methode effectief vol te houden?

Want de theorie kennen is één ding, ze toepassen is autre quelque chose. 😉

Wat ik vaak zie, is dat enthousiastelingen nog vlotjes door stap 1, 2 en 3 geraken. Denk maar aan die fameuze lenteschoonmaak bij je thuis of op kantoor…

Maar daarna hoopt de rommel zich stilaan weer op, tot de volgende opruimwoede spontaan uitbreekt.

Herkenbaar? Maar ook zó frustrerend! Want zonde van al jouw tijd en moeite, toch? Daarom: laat het niet zover komen.

Schrijf je vandaag nog in voor het gratis 5S webinar!

Hoe hou je die mailbox leeg, je bureau overzichtelijk en je hoofd vrij van zorgen? Hoe krijg je jouw collega’s en huisgenoten zover dat ze meedoen met jou? Hoe zorg je voor die permanente rust en focus?

Schrijf je vandaag nog in voor het GRATIS webinar ‘De 5S methode: bye-bye chaos en frustraties, hello rust en focus!’

Da’s anderhalf uur verdieping in de 5S methode en massa’s praktische voorbeelden over hoe jij op je werk en thuis schoon schip maakt. Voor eeuwig en altijd.