5S: organiseer je werkplek in 5 simpele stappen

27

JUNI, 2019

Organisatie

Verzamel jij ook allerlei spullen die je eigenlijk niet gebruikt? Is je bureau bezaaid met stapels papier? Puilt de ladekast uit met mappen en dossiers? Heeft niets een vaste, logische plek op de werkvloer?

Of ben je het overzicht in je overvolle mailbox kwijt? En word je onrustig van je bureaublad dat vol bestanden staat?

Met de 5S-methode kan je de fysieke én digitale wanorde op je werkplek snel en gemakkelijk aanpakken. En zo rust in je hoofd creëren.

De oorsprong van deze methode ligt in Japan. 5S verwijst naar de vijf Japanse woorden die de methode samenvatten: seiri, seiton, seiso, seiketsu en shitsuke. In het Nederlands worden deze termen vertaald als scheiden, schikken, schoonmaken, standaardiseren en standhouden.

5S: de voordelen

  • Je bent productiever
  • Je werkt veiliger
  • Je wint tijd en ruimte
  • Je hebt minder zorgen
  • Je krijgt een betere kwaliteit en hygiëne

5S: de stappen

1. Scheiden

 

Scheiden betekent dat je een onderscheid maakt tussen wat nuttig en wat nutteloos is. Pak elk voorwerp vast en stel jezelf de vraag: ‘Heb ik dit nodig of kan het weg?’

De stelregel bij deze stap: wat je het afgelopen jaar niet hebt gebruikt, zal je het komende jaar ook niet gebruiken. Dus weg ermee.

Twijfel je of je een voorwerp wel of niet nodig hebt? Geef het een rood label. En houd in de weken erna bij of je het hebt gebruikt of niet.

2. Schikken

 

Tijd om de bewaarde voorwerpen een vaste plaats te geven. Zo kan je alles snel en gemakkelijk terugvinden.

Een bekend voorbeeld is het gereedschapsbord met de omlijning van het gereedschap. In één blik is te zien wat beschikbaar is en wat ontbreekt.

De stelregel bij deze stap: voorwerpen die je dagelijks gebruikt, plaats je binnen handbereik. Materiaal dat je minder vaak gebruikt, kan je verder weg opbergen.

Foto door Stuart Paton

3. Schoonmaken

 

Nu je al het overbodige hebt weggegooid en alles op de juiste plek ligt, kan je je werkplek grondig schoonmaken.

Bij schoonmaken draait het vooral om regelmatig onderhoud. Want het is veel eenvoudiger en minder tijdrovend om je omgeving blijvend schoon te houden dan om een rommelige plek op te ruimen.

4. Standaardiseren

 

Standaardiseren en systematiseren gaat over de vraag: hoe zorg je voor continuïteit? Want als er niet wordt gestandaardiseerd, wordt het proces na verloop van tijd onregelmatig, slordig of zelfs helemaal vergeten.

Als je met meerdere mensen samenwerkt, is het dus essentieel om schoonmaakmethodes vast te leggen, standaarden en verantwoordelijkheden te bepalen en regels en normen op te stellen, zodat iedereen op dezelfde manier werkt. En er vaste routines en gewoontes worden gecreëerd. Zo blijft de werkplek schoon, overzichtelijk en veilig.

Enkele voorbeelden:

  • Plaats op kasten en laden een duidelijk label met de inhoud.
  • Label of etiketteer je opbergbakken, etc. zodat je nooit misgrijpt.
  • Trek over de gehele breedte van je mappen een schuine streep met dikke viltstift of gebruik gekleurd plakband, zo zie je meteen als er een map ontbreekt.

5. Standhouden

 

Er zijn een hoop veranderingen doorgevoerd. Alles is opgeruimd, alles is schoon en alles is overzichtelijk. Nu is het zaak om dit vast te houden. Dat kan onder andere door te meten, controlelijsten bij te houden en door persoonlijke doelstellingen vast te leggen. 

De zesde S: safety (veiligheid)

Deze zesde S maakt geen deel uit van het originele concept, maar ze wordt vaak toegevoegd om het belang van veiligheid op de werkplek te onderstrepen. Want hoe kan je veilig werken in een slordige omgeving? In een nette en ordelijke werkplek gebeuren er gewoon veel minder ongevallen.

 

Wist je trouwens dat je de 5S-methode ook perfect thuis kunt toepassen? Wij zijn alvast fan. Onze vier kinderen hebben elk hun eigen was- en strijkmand en handdoeken in een bepaalde kleur. Zo is meteen duidelijk wiens handdoek bijvoorbeeld op de grond in de badkamer slingert. En zelfs bij gezelschapsspelletjes speelt iedereen met diezelfde kleur. 

Pas jij 5S al toe? Laat het me weten bij de reacties!

Wil jij ook meer orde in de chaos en rust in je hoofd? Maar weet je niet waar je moet beginnen? Bel of mail me. En dan gaan we samen aan de slag.

0478 873 879

Werk slimmer, niet harder

Werk slimmer, niet harder

 

 

Online event op donderdag 14 januari OF dinsdag 26 januari om 20u

Proficiat! Je bent ingeschreven voor de webinar. Hou je mailbox in de gaten voor verdere info.

Share This